Digitalisierung von Prozessen in Schweiz – KMU & Geschäftsprozesse
Inhaltverzeichnis
Grundlagen und Bedeutung
Schritte zur Digitalisierungsstrategie
Wichtige interne Prozesse
Praxisbeispiele aus Schweizer KMU
Unterstützung und Ressourcen
Datenschutz und rechtliche Anforderungen
Zukunftstrends und Herausforderungen
Grundlagen und Bedeutung
Definition und Kernkonzepte
Die Digitalisierung von Prozessen bezeichnet die Umwandlung analoger Arbeitsabläufe in digitale Formate, was für KMU in der Schweiz zunehmend unerlässlich wird. Im Kern geht es darum, manuelle Tätigkeiten durch digitale Tools zu ersetzen, Medienbrüche zu vermeiden und Effizienzgewinne zu erzielen. Die digitale Transformation umfasst dabei weit mehr als nur das Scannen von Dokumenten oder die Einführung einer neuen Software – sie erfordert ein fundamentales Umdenken in der Arbeits- und Prozessgestaltung.
Laut einer Studie zur Digital Transformation in Switzerland: The Current State and Expectations stehen Schweizer Unternehmen im internationalen Vergleich gut da, können aber noch erhebliche Potenziale ausschöpfen. Besonders digitale Prozesse im Bereich des Kundenmanagements, der internen Kommunikation und des Datenmanagements bieten Optimierungspotenzial.
Kernkonzepte der Prozessdigitalisierung umfassen:
Prozessanalyse: Bestehende Abläufe werden identifiziert und auf Optimierungspotenziale untersucht
Prozessautomatisierung: Wiederholbare Tätigkeiten werden durch digitale Werkzeuge automatisiert
Cloud Computing: Anwendungen und Daten werden in der Cloud bereitgestellt und verwaltet
Robotic Process Automation: Software-Roboter übernehmen standardisierte Aufgaben
Datenmanagement: Strukturierte Erfassung, Speicherung und Analyse von Unternehmensdaten
Für KMU in der Schweiz ist dabei besonders wichtig, dass die digitale Transformation schrittweise erfolgt und an die spezifischen Bedürfnisse und Ressourcen des Unternehmens angepasst wird. Eine Studie zum Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung zeigt, dass auch im öffentlichen Sektor der Bedarf nach maßgeschneiderten Digitalisierungslösungen groß ist.
Schritte zur Digitalisierungsstrategie
Ist-Analyse und Prioritäten
Der erste Schritt zu einer erfolgreichen digitalen Transformation ist eine gründliche Analyse des Status quo. Für KMU in der Schweiz bedeutet dies, bestehende Prozesse zu dokumentieren und zu verstehen, welche davon das größte Optimierungspotenzial bieten.
Eine Ist-Analyse umfasst typischerweise folgende Punkte:
Erfassung aller bestehenden Geschäftsprozesse
Identifikation von Medienbrüchen und manuellen Eingriffen
Bewertung der Effizienz und Fehleranfälligkeit
Ermittlung des Ressourcenverbrauchs (Zeit, Personal, Material)
Bestandsaufnahme der vorhandenen IT-Infrastruktur
Nach der Analyse gilt es, Prioritäten zu setzen. Nicht alle digitalen Prozesse müssen gleichzeitig eingeführt werden. Vielmehr sollten KMU diejenigen Bereiche zuerst angehen, die den größten Return on Investment (ROI) versprechen oder die am stärksten unter Ineffizienzen leiden.
Laut einer Studie zur Cyberföderalismus in der Schweiz: Befunde zur Digitalisierung kantonaler Verwaltungen lassen sich auch aus den Erfahrungen im öffentlichen Sektor wertvolle Erkenntnisse für privatwirtschaftliche Digitalisierungsprojekte gewinnen.
Ziele und KPIs definieren
Die Definition klarer, messbarer Ziele ist entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung von Prozessen. Bei Cybershark empfehlen wir KMU in der Schweiz, SMART-Ziele zu formulieren (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert).
Typische Ziele für Digitalisierungsprojekte sind:
Reduzierung der Durchlaufzeit eines Prozesses um X Prozent
Verringerung der Fehlerquote bei Dateneingaben auf unter X Prozent
Steigerung der Kundenzufriedenheit um X Punkte
Reduzierung des Papierverbrauchs um X Prozent
Erhöhung des Automatisierungsgrads auf X Prozent
Für eine erfolgreiche digitale Transformation ist es zudem wichtig, passende Key Performance Indicators (KPIs) zu definieren, die den Fortschritt messbar machen. Diese können je nach Unternehmen und Branche variieren, sollten aber stets auf die strategischen Ziele ausgerichtet sein.
Die Digitalisierungsziele sollten dabei in die Gesamtstrategie des Unternehmens eingebettet sein. Laut einer Studie zur Digitale Transformation und Open Access von Forschungsresultaten in der Schweiz zeigt sich, dass erfolgreiche Digitalisierungsprojekte stets strategisch verankert sind und nicht als isolierte IT-Projekte betrachtet werden.
Wichtige interne Prozesse
Briefpost und Dokumentenmanagement
Die Digitalisierung der Briefpost und des Dokumentenmanagements gehört zu den grundlegendsten Schritten in der digitalen Transformation von KMU in der Schweiz. Physische Dokumente verursachen nicht nur hohe Kosten für Papier, Druck und Lagerung, sondern führen auch zu Ineffizienzen bei der Informationssuche und -weitergabe.
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet zahlreiche Vorteile:
Zentrale Speicherung aller Dokumente mit strukturierter Ablage
Schnelle Suchfunktion nach Inhalten, Metadaten oder Schlagworten
Automatisierte Versionierung und Nachverfolgung von Änderungen
Digitale Signaturen und rechtssichere Archivierung
Zugriffsrechte und Workflows für effiziente Bearbeitung
Für die Digitalisierung der Briefpost bieten sich folgende Lösungen an:
Scannen am Empfang: Eingehende Post wird direkt beim Empfang gescannt und elektronisch weitergeleitet
Digitale Poststelle: Externe Dienstleister digitalisieren die Post und liefern sie elektronisch ans Unternehmen
Hybride Postlösungen: Elektronisch erstellte Dokumente werden bei Bedarf ausgedruckt und versendet
Besonders für KMU in der Schweiz bietet Cloud Computing hier kostengünstige und skalierbare Lösungen, die ohne große IT-Infrastruktur genutzt werden können.
Buchhaltung und ERP-Systeme
Die Digitalisierung der Buchhaltung und die Einführung eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) bilden das Rückgrat der digitalen Prozesse in KMU. In der Schweiz haben bereits 85% der Unternehmen ihre Finanzprozesse teilweise oder vollständig digitalisiert, wie die obige Grafik zeigt.
Moderne ERP-Systeme bieten folgende Funktionen:
Automatisierte Buchhaltung mit digitaler Belegerfassung
Integrierte Finanzbuchhaltung, Debitoren- und Kreditorenverwaltung
Elektronische Rechnungsstellung und -empfang (E-Rechnung)
Automatisierte Mahnprozesse und Zahlungsabgleiche
Echtzeit-Controlling und Business Intelligence
Für viele KMU in der Schweiz bietet die Robotic Process Automation (RPA) zusätzliches Potenzial. Mit RPA können wiederkehrende Aufgaben wie Datenübertragungen zwischen Systemen, Rechnungsprüfungen oder Bestellprozesse automatisiert werden, ohne in die bestehenden Systeme eingreifen zu müssen.
Bei der Auswahl eines ERP-Systems sollten KMU auf folgende Aspekte achten:
Skalierbarkeit und Anpassbarkeit an wachsende Anforderungen
Branchenspezifische Funktionen und Compliance mit Schweizer Vorschriften
Integration mit bestehenden Systemen und offene Schnittstellen
Cloud-Fähigkeit und mobile Nutzungsmöglichkeiten
Supportqualität und lokale Präsenz des Anbieters
Projektmanagement und Produktion
Die Digitalisierung von Projektmanagement und Produktionsprozessen bietet für KMU in der Schweiz enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung. Moderne digitale Prozesse ermöglichen ein transparentes Projektmanagement mit Echtzeit-Einblick in den Projektstatus, Ressourcenauslastung und automatisierten Workflows.
Digitale Projektmanagement-Tools bieten:
Zentrale Planung und Verwaltung aller Projekte
Automatisierte Terminplanung und Ressourcenzuweisung
Digitale Kollaboration und Dokumentenaustausch
Zeiterfassung und automatisierte Reportings
Integration mit anderen Unternehmenssystemen
Im Produktionsbereich transformiert die digitale Transformation klassische Fertigungsprozesse durch Technologien wie Internet of Things (IoT), künstliche Intelligenz und Robotic Process Automation. Diese ermöglichen vorausschauende Wartung, Echtzeitüberwachung von Maschinen und adaptive Produktionssteuerung.
Eine Studie zum E-Government auf den unterschiedlichen administrativen Ebenen: Schweiz zeigt, dass auch im öffentlichen Sektor die Digitalisierung von Projektmanagementprozessen zu erheblichen Effizienzgewinnen führt.
Bei Cybershark unterstützen wir KMU in der Schweiz dabei, maßgeschneiderte Lösungen für ihre spezifischen Anforderungen zu entwickeln und dabei besonders auf die Integration in bestehende Systeme zu achten.
Praxisbeispiele aus Schweizer KMU
Die Digitalisierung von Prozessen in Schweizer KMU hat in den letzten Jahren stark an Fahrt aufgenommen. Anhand konkreter Beispiele lässt sich zeigen, wie unterschiedliche Branchen von der digitalen Transformation profitieren.
Beispiel 1: Handwerksbetrieb mit 15 Mitarbeitenden
Ein Sanitärunternehmen aus dem Kanton Zürich hat seine Auftragsverwaltung vollständig digitalisiert. Techniker erhalten Aufträge direkt auf ihr Tablet, können vor Ort Bilder aufnehmen, Arbeitszeiten erfassen und Materialien buchen. Die Rechnungsstellung erfolgt automatisiert, was die Durchlaufzeit von der Auftragserteilung bis zur Rechnung von durchschnittlich 14 Tagen auf 2 Tage reduziert hat.
Beispiel 2: Handelsbetrieb mit 30 Mitarbeitenden
Ein Großhändler für Baumaterialien aus der Ostschweiz hat mit Hilfe von Cloud Computing und Robotic Process Automation seine Bestellprozesse optimiert. Bestellungen gehen elektronisch ein, werden automatisch verarbeitet und an das Lagersystem weitergeleitet. Die Fehlerquote sank um 85%, während der Durchsatz um 30% stieg.
Beispiel 3: Produktionsbetrieb mit 50 Mitarbeitenden
Ein Metallverarbeitungsbetrieb aus dem Tessin hat seine Produktionsplanung durch digitale Werkzeuge optimiert. Sensoren an den Maschinen erfassen kontinuierlich Daten, die für eine vorausschauende Wartung genutzt werden. Durch die Reduzierung ungeplanter Stillstandzeiten konnte die Produktivität um 22% gesteigert werden.
Diese Beispiele zeigen, wie KMU in der Schweiz durch maßgeschneiderte digitale Prozesse ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern können. Entscheidend für den Erfolg ist dabei stets:
Eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse
Die Definition klarer Ziele und messbarer KPIs
Ein schrittweiser Ansatz mit schnell realisierbaren Teilprojekten
Die Einbindung der Mitarbeitenden von Anfang an
Die Berücksichtigung der Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen
Unterstützung und Ressourcen
Für KMU in der Schweiz stehen zahlreiche Unterstützungsangebote für die digitale Transformation zur Verfügung. Die Digitalisierung von Prozessen muss nicht alleine bewältigt werden – verschiedene staatliche und private Initiativen bieten Hilfestellung.
Staatliche Förderprogramme:
Innosuisse: Die schweizerische Agentur für Innovationsförderung unterstützt KMU bei der Entwicklung und Umsetzung innovativer Projekte, darunter auch Digitalisierungsvorhaben
Regionale Wirtschaftsförderung: Viele Kantone bieten spezifische Programme zur Unterstützung der digitalen Transformation lokaler Unternehmen an
KMU-Portal des SECO: Informationsplattform mit Ressourcen speziell für kleine und mittlere Unternehmen
Branchenverbände und Netzwerke:
Swissmem: Bietet für Industrieunternehmen Beratung und Workshops zur Digitalisierung an
ICTswitzerland: Dachverband der ICT-Wirtschaft mit spezifischen Programmen für KMU
Digitalswitzerland: Initiative zur Förderung der Digitalisierung mit regelmäßigen Events und Austauschplattformen
Hochschulen und Forschungseinrichtungen:
Fachhochschulen: Viele Schweizer Fachhochschulen bieten Transferprojekte speziell für KMU an
ETH und Universitäten: Forschungsprojekte und Kooperationsmöglichkeiten im Bereich digitaler Technologien
Switzerland Innovation: Innovationsparks als Brücke zwischen Forschung und Wirtschaft
Zudem gibt es zahlreiche externe Dienstleister wie Cybershark, die KMU bei der digitalen Transformation unterstützen – von der Strategieentwicklung über die Prozessanalyse bis hin zur technischen Implementierung und dem Change Management.
Bei der Wahl des passenden Unterstützungsangebots sollten KMU auf folgende Aspekte achten:
Branchenspezifisches Know-how und Erfahrung mit vergleichbaren Unternehmen
Ganzheitlicher Ansatz, der technologische und organisatorische Aspekte berücksichtigt
Flexible Beratungsmodelle, die sich an den individuellen Bedürfnissen orientieren
Referenzprojekte und nachweisbare Erfolge bei der Digitalisierung von Prozessen
Datenschutz und rechtliche Anforderungen
Die Digitalisierung von Prozessen in KMU muss stets unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutz- und Rechtsvorschriften erfolgen. In der Schweiz gelten dabei teils strengere Regeln als in anderen Ländern, was besondere Aufmerksamkeit erfordert.
Zentrale rechtliche Rahmenbedingungen für die digitale Transformation in der Schweiz:
Datenschutzgesetz (DSG): Regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten und wurde 2023 grundlegend revidiert
Obligationenrecht (OR): Enthält Bestimmungen zur elektronischen Signatur und zur Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten
Fernmeldegesetz (FMG): Relevant für alle internetbasierten Dienste und Kommunikationslösungen
Mehrwertsteuergesetz (MWSTG): Stellt Anforderungen an elektronische Rechnungen und deren Aufbewahrung
Besondere Aufmerksamkeit ist bei folgenden Aspekten geboten:
Cloud Computing: Bei der Nutzung von Cloud-Diensten müssen Datenstandort, Zugriffssicherheit und vertragliche Garantien geprüft werden
Kundendaten: Für die Verarbeitung von Kundendaten gelten besondere Informations- und Einwilligungspflichten
Mitarbeiterdaten: Die Überwachung und Auswertung von Mitarbeiteraktivitäten ist stark reguliert
Internationale Datentransfers: Übermittlungen in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau erfordern besondere Vorkehrungen
Bei Cybershark legen wir großen Wert darauf, KMU in der Schweiz bei der Umsetzung datenschutzkonformer digitaler Prozesse zu unterstützen. Wir empfehlen folgende Maßnahmen:
Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung vor Einführung neuer digitaler Prozesse
Dokumentation aller datenverarbeitenden Aktivitäten in einem Verzeichnis
Implementierung technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Datenschutz (Privacy by Design)
Regelmäßige Schulung der Mitarbeitenden zu Datenschutzthemen
Entwicklung eines Notfallplans für Datenschutzverletzungen
Zukunftstrends und Herausforderungen
Die digitale Transformation von KMU in der Schweiz entwickelt sich kontinuierlich weiter. Aktuelle Trends und zukünftige Entwicklungen prägen die Digitalisierung von Prozessen maßgeblich und stellen Unternehmen vor neue Chancen und Herausforderungen.
Zukunftstrends im Bereich digitaler Prozesse:
Künstliche Intelligenz (KI): KI wird zunehmend in Geschäftsprozesse integriert, etwa für intelligente Dokumentenanalyse, Kundensupport oder Entscheidungsunterstützung
Low-Code/No-Code-Plattformen: Diese ermöglichen es auch Mitarbeitenden ohne Programmierkenntnisse, Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren
Blockchain: Für sichere, nachvollziehbare Transaktionen und Dokumentation, besonders relevant für Lieferketten und Vertragsmanagement
Augmented Reality (AR): Unterstützt Mitarbeitende bei komplexen Aufgaben oder Wartungsarbeiten durch visuelle Anleitungen
Internet of Things (IoT): Vernetzung von Maschinen und Geräten für Echtzeit-Überwachung und automatisierte Steuerung
Herausforderungen bei der Digitalisierung:
Fachkräftemangel: Der Wettbewerb um IT-Fachkräfte stellt besonders für kleine Unternehmen eine Herausforderung dar
Schnelle technologische Entwicklung: Die rasante Veränderung erschwert langfristige Investitionsentscheidungen
Cybersicherheit: Mit zunehmender Digitalisierung steigen auch die Sicherheitsrisiken und Anforderungen an den Schutz
Digitaler Wandel der Unternehmenskultur: Die Umstellung erfordert nicht nur technische, sondern auch kulturelle Veränderungen
Kostenmanagement: Die Balance zwischen Investitionen und ROI muss kontinuierlich überwacht werden
Für KMU in der Schweiz ist es wichtig, diese Trends im Blick zu behalten und gleichzeitig pragmatische, schrittweise Lösungen zu implementieren. Die digitale Transformation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess der Anpassung und Optimierung.
Bei Cybershark beobachten wir diese Entwicklungen genau und helfen unseren Kunden dabei, zukunftssichere Lösungen zu implementieren, die auch morgen noch relevant sind. Unser Ansatz kombiniert bewährte Technologien mit innovativen Elementen und stellt sicher, dass die digitalen Prozesse kontinuierlich an neue Anforderungen angepasst werden können.
Quellen
E-Government auf den unterschiedlichen administrativen Ebenen: Schweiz
Cyberföderalismus in der Schweiz: Befunde zur Digitalisierung kantonaler Verwaltungen
Digitale Transformation und Open Access von Forschungsresultaten in der Schweiz
Digital Transformation in Switzerland: The Current State and Expectations
