Digitalisierung KMU - Wie kann ich ein KMU im KI-Zeitalter noch digitalisieren?

Im Jahr 2025 sind wir im Zeitalter der KI angekommen, und Tools wie ChatGPT oder Deepseek sind in aller Munde. Viele KMU sind jedoch immer noch mit der Digitalisierung beschäftigt. Was müssen kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) nun tun, um den Anschluss nicht zu verlieren, ihre Prozesse zu digitalisieren und gleichzeitig auf den KI-Zug aufzuspringen?

Es gibt zahlreiche Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt, damit Unternehmen nicht nur digitalisieren, sondern auch ihre Mitarbeiter sensibilisieren – vor allem langjährige Mitarbeiter, die über 50 Jahre alt sind und möglicherweise Vorbehalte gegenüber der Digitalisierung haben. Dies kann schnell zum Problem werden. In diesem Blog haben wir von Cybershark die wichtigsten Details zusammengestellt, auf die es ankommt:

1. Digitalisierungsstrategie definieren

Zu Beginn sollte festgelegt werden, was genau mit der Digitalisierung erreicht werden soll und welche Technologien eingesetzt werden sollen. Ein erster Schritt könnte die Digitalisierung von Dokumenten sein: Alle Dokumente werden mit einem Scanner und eingebauter OCR-Technologie digitalisiert. Außerdem sollten Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten informiert werden, dass das Unternehmen nun papierlos arbeitet.

2. Konkurrenz analysieren

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Analyse der Konkurrenz. Was macht die Konkurrenz in Bezug auf Digitalisierung anders als Ihr Unternehmen? Wird gezielt in bestimmten Bereichen digitalisiert, etwa durch digitales Onboarding von Kunden oder die Registrierung via Apps oder Websites? Wird vielleicht bereits KI, wie Chatbots, eingesetzt, um Anfragen automatisch zu beantworten? Die Analyse hilft, ein „Big Picture“ zu entwickeln, das zeigt, wo das Unternehmen in der Branche steht und in welche Richtung es sich entwickeln sollte.

3. Plan und Ziel definieren

Jetzt ist es an der Zeit, einen konkreten Plan zu erstellen. Was genau soll digitalisiert werden, und in welcher Reihenfolge? Am besten beginnt man mit einfachen internen Digitalisierungsprojekten, um daraus zu lernen und die Erkenntnisse dann in größeren Projekten umzusetzen. Der Lernprozess wird den Mitarbeitern helfen, sich an die Digitalisierung im Unternehmen zu gewöhnen und mehr Erfahrung zu sammeln.

4. Taskforce aus verschiedenen Abteilungen zusammenstellen

Eine Taskforce aus verschiedenen Abteilungen zu bilden, kann vor allem in großen Unternehmen sehr hilfreich sein. Man wählt aus jeder Abteilung einen Mitarbeiter, der IT-affin ist und bereit ist, in seiner Abteilung die Verantwortung für die Digitalisierung zu übernehmen. Dieser Mitarbeiter sollte Eigenmotivation mitbringen und die Digitalisierung aktiv vorantreiben. In regelmäßigen Meetings werden Ziele definiert und der Fortschritt in den jeweiligen Abteilungen überwacht. Dabei können auch Probleme angesprochen und sofort Lösungen gefunden werden.

5. Workshops planen

„Digitalisierungsworkshops“ sollen dem Unternehmen helfen, die Mitarbeiter zu sensibilisieren und gleichzeitig für die Digitalisierung zu aktivieren. Die Mitarbeiter sollen ihre Denkweise ändern und verstehen, dass sich das Unternehmen im Wandel befindet. Es ist entscheidend, dass alle Mitarbeiter Fortschritte machen und die Digitalisierung mittragen, damit das Unternehmen insgesamt Fortschritte erzielt. Gibt es Mitarbeiter, die sich trotz mehrerer Workshop-Sessions weiterhin weigern, sollten sie zu einem Gespräch eingeladen werden, in dem klargestellt wird, dass die Digitalisierung nun Teil der Unternehmensstrategie ist. In diesem Fall könnten auch Arbeitsverträge angepasst und Mitarbeiter neu orientiert werden, wenn dies erforderlich ist. Natuerlich muss dabei stets die Ethik gewahrt bleiben.

6. KI als unterstützende Technologie betrachten

Tools wie ChatGPT sind inzwischen fester Bestandteil vieler Unternehmen. Doch das ist erst der Anfang: In Zukunft werden sich viele Unternehmen in sogenannte „AI Factories“ verwandeln. Ein Paradebeispiel dafür ist das Unternehmen Ant Financial, das autonome Kreditentscheidungen basierend auf Daten trifft. Auch Unternehmen wie Zalando arbeiten intensiv mit Daten, was ihnen einen entscheidenden Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschafft – sie wissen genau, was ihre Kunden wollen, und das ganz ohne manuellen Aufwand. Es ist an der Zeit, dass auch Ihr Unternehmen sich Gedanken darüber macht, wie es durch den gezielten Einsatz seiner eigenen Daten Vorteile erzielen kann.

7. Mit Tech-Partnern zusammenarbeiten

Technologieunternehmen bieten einen entscheidenden Vorteil: Erfahrung. Eine langjährige Expertise in IT-Projekten kann Ihrem Unternehmen massive Vorteile bei der Digitalisierung verschaffen, indem Fehler, die andernorts gemacht wurden, vermieden werden. So kann von Anfang an richtig geplant, umgesetzt und vorangetrieben werden. Die Vermeidung von Fehlern spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Buchen Sie noch heute einen Termin für eine kostenlose Beratung.